Odstránenie papiera správcom dokumentácie

Medzi tým najlepším, čo som našiel na technologickom veľtrhu v Hondurase, ktorý sa práve koná, som našiel produkt s názvom Dossier Manager, ktorý vyvinul Systémy HNG a ktorý je distribuovaný Lufego.

Tento systém sa v zásade snaží vyriešiť problém ukladania súborov, či už digitálnych alebo tlačených. Problémom pri ukladaní dokumentov nie je iba priestor potrebný na uskladnenie papierov, ale aj dôležitosť, ktorú zhromažďujú pre inštitúciu, ktorá si nemôže dovoliť vyhodiť ich, pretože v určitom okamihu k nim musia ísť buď na konzultáciu, alebo na podporu formality.

Na tento účel existuje niekoľko IT riešení, aj keď Dossier Manager vyzerá mimoriadne robustne:

1. Ukladanie prostredníctvom záznamov

Na rozdiel od iných aplikácií, ktoré vo vnútri vytvárajú priečinky a súbory, je táto založená na princípe „kontajnera“, ktorý je svojím spôsobom podobný „súboru“. Spoločnosť sa tak môže rozhodnúť, že tam bude spravovať všetku svoju dokumentáciu, a urobí len vytvorenie štruktúry dokumentu s atribútmi a štandardmi ... presne tak, ako to má vo svojich registračných postupoch; zvyšok sa už len ukladá. Povedané v dobrom kalichu „prispôsobiteľné bežným archivačným technikám, ale v digitálnom prostredí a všetko v databáze“

Má administračné rozhranie, ktoré umožňuje vytváranie štruktúr súborov, používateľov a práv; ďalšie užívateľské rozhranie, to je to, ktoré ukladá dokumenty alebo ich konzultuje, a ďalšie na jednoduchú verejnú konzultáciu. Po archivácii je možné dokumenty upravovať pomocou „rezervácie“, nástroj prináša funkcie na vystrihovanie, mazanie a narovnávanie dokumentov v prípade skenovaných dokumentov. V prípade, že ide o dokumenty s proprietárnymi formátmi, tie sa otvoria v príslušnej aplikácii a po „kontrole“ umožňujú kontrolu verzie alebo ich jednoducho nahradia.

2. Vyhľadávanie pomocou OCR vo formátoch 69.

Môžete ich vyhľadávať podľa kľúčových slov, atribútov alebo dokonca podľa obsahu. Nie je to nič zvláštne v prípade, že hľadáte kancelárske, AutoCAD alebo iné dokumenty uložené v pôvodnom formáte, ale môžu to byť tiež dokumenty vo formáte tif alebo pdf a systém vyhľadáva pomocou ocr v rámci naskenovaných obrázkov.

Legrační je, že v priečinkoch nie je nič uložené, všetko je v databáze, ktorá môže byť Mysql, sql server alebo Oracle.

Rozhranie snímania je pripravené iba na výber charakteristík snímania vrátane skenovania v duálnom formáte, keď som videl, ako to funguje, prekvapilo ma, keď som videl skener Fujitsu, v ktorom bola umiestnená kreditná karta, a prešiel do duálneho režimu (dvojitý) ako keby to bol papier ... toto zariadenie má schopnosť skenovať obojstranné hárky 1000 denne po dobu 5-u ... čo možno nazvať vysokým výkonom.

3. Diaľkové ovládanie údajov

Medzi najatraktívnejšie aplikácie patrí jej úroveň modulárneho rastu s riešeniami od 450 dolárov do podnikových riešení, ktoré zahŕňajú vzdialený prístup cez webové služby. Jednou zo spoločností, ktorá ho implementuje, je Tigo, ktoré má v každej z Tigocentros iba počítač, skener a prístup na internet; Každý súbor, ktorý klient alebo služba poskytuje, vstúpi do systému a je automaticky uložený v centrálnych kanceláriách.

Implementuje ju aj Výkonné riaditeľstvo pre príjmy DEI na kontrolu colných postupov prostredníctvom deklaračných postupov na dovoz výrobkov. Každý colný agent bude mať licenciu, ktorá umožní všetku dokumentáciu vstúpiť do centrálneho systému skôr, ako kontajner vstúpi do krajiny ... hoci papierové doklady vždy dorazia do 15 dní v kartónových škatuliach.

Obchodné riešenia sú na vrchole $ 20,000 s neobmedzeným využitím licencií. Spoločnosť, ktorá má prítomnosť v krajinách 16, by musela investovať $ 320,000 ... v porovnaní s inými produktmi by to bola aspoň $ 180,000 na krajinu ... takmer 3 miliónov dolárov.

Pre viac informácií môžete kontaktovať Lufergo